Hoe organiseer je een persconferentie tijdens een ramp of crisis?

Door extreme en langdurige regenval zijn in de zomer van 2021 meerdere dorpen in België, Duitsland en Limburg overstroomd. Samen met een aantal collega’s zijn we gevraagd om de Veiligheidsregio Limburg-Noord te komen ondersteunen op het gebied van crisiscommunicatie.

Vanwege de duur van de crisis en de constante stroom aan (nieuwe) informatie werd besloten om twee keer per dag een persconferentie te organiseren. Wat ik toen nog niet wist, is dat hier veel meer bij komt kijken dan ik in eerste instantie had gedacht.

Dankzij de inzet en hulp van fantastische communicatie-collega’s van de veiligheidsregio en de aanwezige experts hebben we in vier dagen tijd zeven persconferenties georganiseerd. Helaas bestond er nog geen handleiding voor het organiseren van een persconferentie, waardoor we veel kostbare tijd zijn verloren aan de voorbereiding. Dat is dan ook de reden voor het tot stand komen van dit zakboek.

In dit zakboek vind je onze ervaringen aangevuld met handvatten, tips en aandachtspunten van verschillende experts. De focus van dit zakboek ligt dan misschien wel op de organisatie van een persconferentie tijdens een ramp of crisis, maar we zijn ervan overtuigd dat je de tips in dit boek ook kunt toepassen bij een persconferentie in andere situaties.

Suzette Hendriks
Trainer en adviseur bij V&R

Nederlands Gebarencentrum

Corline Koolhof - Tolk Nederlandse Gebarentaal

Irma Sluis - Tolk Nederlandse Gebarentaal

Sandra Markies - Tolk Nederlandse Gebarentaal

Sarah Muller - Coördinator bij het Nederlands Gebarencentrum

Stichting Lezen en Schrijven
Hester Saakes - Senior adviseur bij Stichting Lezen en Schrijven

Nationaal Coördinator Terrorismebestrijding en Veiligheid (NCTV)

Anna Sophia Posthumus - Woordvoerder bij de NCTV

Herman Wiersema - Hoofd communicatie bij de NCTV

Martinette Bemelmans-Oonincx - Senior communicatieadviseur bij de NCTV

Robin Middel - Woordvoerder bij het NKC

Sanne van Rheenen - Adviseur crisisbeheersing bij de NCTV

Pers

Annemieke Schakelaar - Verslaggever bij Omroep Gelderland

Edwin van den Berg - Verslaggever bij NOS Journaal

Hans Schutte - Verslaggever bij RTL nieuws

Joya de Boer - Verslaggever bij Hart van Nederland

Protocol

Hans Bleijerveld - Directeur Bijzondere Uitvaarten bij Monuta (o.a. ingezet bij 

vliegtuigramp MH17)

Henrik de Groot – Protocol-expert, oud-chef Protocol bij het 

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Wetenschap

Huub Wijfjes - Mediahistoricus en hoogleraar aan Rijksuniversiteit Groningen 

en Universiteit van Amsterdam

Margit van Wessel - Universitair docent Strategische Communicatie aan 

Wageningen University & Research

Wouter Jong - Docent Crisiscommunicatie ISGA aan Universiteit Leiden

Namens de Familie

Alma de Haan - Coördinator bij Namens de Familie

Hans Faber - Oprichter en media-adviseur bij Namens de Familie

Techniek

Paul Winters - Directeur en eigenaar van Dynamic Beeld, Licht & Geluid

Fox-IT 

Inge Bryan - Managing Director NCC Europe

Maarten Slootmaekers - Senior Communications Business Partner & PR Manager 

Maarten Jongmans - Global Lead for Incident Response 

Crisisbeheersing en rampenbestrijding

Keesjan Steverink - Senior trainer en adviseur crisiscommunicatie bij V&R

Walter Janssen - Senior trainer en adviseur bevolkingszorg bij V&R

Daarbij nog dank voor hun advies:

Anne-Marie van het Erve - Managing Partner Inconnect

Ingrid van Assouw - Stichting Nafase Centrum

Robert-Jan Bax - Teammanager Bijzondere Uitvaarten bij Monuta en oud-woordvoerder van burgemeester Marcouch

Tom Compaijen - Compaijen C&C

Antoin Scholten
Voorzitter Veiligheidsregio Limburg Noord (tijdens de hoogwatercrisis in juli 2021) 

“Het water komt, huizen dreigen onder te lopen en inwoners moeten worden geëvacueerd; op zo’n moment wil je zo snel mogelijk zo veel mogelijk mensen bereiken met eenduidige informatie. Door direct richting inwoners en pers over te brengen wat de situatie is, wat we waar gaan doen om schade te voorkomen en door direct vragen te beantwoorden, nemen we veel onrust en onzekerheid weg. Dat is de kracht van een goed georganiseerde persconferentie.”

Folkert Reith
Programmadirecteur bij Logeion

“Een professioneel georganiseerde persconferentie helpt organisaties én journalisten. Met dit zakboekje binnen handbereik weet je niet alleen precies wat je te doen staat, maar ook hoe je het moet doen. In een crisissituatie is het geweldig om terug te kunnen vallen op checklists en recente praktijkervaring. Lees het! Maar vooral: gebruik het!”

Maarten Koudenburg
Senior Director HEINEKEN Netherlands Supply

“Als een crisis zich aandient gebeurt er veel binnen een enorme tijdsdruk. Dan is het zelfs voor de communicatieprofessional fijn om een pragmatische handleiding te hebben. Dit boek neemt je op een eigentijdse en laagdrempelige manier mee in alle stappen die daarbij komen kijken.“

1. Definitie van een persconferentie

2. Geschiedenis van de persconferentie

3. Protocol

4. De belangrijkste rollen tijdens een persconferentie

5. Publiek

6. Sprekers

7. Taalgebruik

8. Pers

9. Locatie & techniek

10. Checklists

Bijlagen:
1. Invulformat Cirkel van getroffenen en betrokkenen

2. Invulformat Omgevingsanalyse

3. Advies voor schrijven in eenvoudige taal

Inkijkexemplaar

Checklist 1